बैठक में यह निर्णय लिया गया कि पुलिस विभाग कार्यक्रम के दिन ग्राउंड के अंदर और आसपास रणनीतिक स्थानों पर पर्याप्त पुलिस बल तैनात करेगा। पुलिस को यह भी सुनिश्चित करने का निर्देश दिया गया है कि इस्कॉन की रथ यात्रा के सुचारू संचालन के लिए ग्राउंड के भीतर पर्याप्त जगह उपलब्ध हो। इसके साथ ही, नगर परिषद को निर्देश दिया गया कि वे सुनिश्चित करें कि ग्राउंड के प्रवेश और निकास द्वारों पर कोई भी विक्रेता या अस्थायी स्टॉल रुकावट पैदा न करे। नगर परिषद की यह भी जिम्मेदारी होगी कि वह कार्यक्रम से पहले, और बाद में स्थल की स्वच्छता बनाए रखे ।
एसडीएम द्वारा स्वास्थ्य विभाग को आपातकालीन चिकित्सा सहायता के लिए कार्यक्रम स्थल के निकट एक एम्बुलेंस और एक प्राथमिक उपचार सुविधा की व्यवस्था करने का दायित्व सौंपा गया है । वहीं, अग्निशमन विभाग पूरे कार्यक्रम के दौरान ग्राउंड पर एक फायर टेंडर तैनात रखेगा।
व्यापार मंडल, पालमपुर को सभी विभागों के साथ समन्वय स्थापित करने, आवश्यक अनुमतियां/लाइसेंस प्राप्त करने और उचित भीड़ प्रबंधन, बैरिकेडिंग और सार्वजनिक घोषणाएं सुनिश्चित करने का कार्य सौंपा गया है। व्यापार मंडल प्रशासन की सहायता करने और अनुशासन बनाए रखने के लिए पर्याप्त स्वयंसेवक भी प्रदान करेगा।